Le PDF est incontestablement le format de fichier le plus pratique pour échanger et publier des documents combinant du texte et des images. Voici tout ce qu'il faut savoir sur les outils et les techniques pour créer, convertir, modifier, diviser, compresser et manipuler des PDF.

Depuis sa création par Adobe en 1992, le PDF – pour Portable Document Format, ou format de document portable – fait office de standard universel pour les documents bureautiques numériques. Ce format de fichier permet en effet de créer et de diffuser facilement des documents combinant du texte et des images (photos et illustrations) en conservant tous les aspects de leur mise en page (polices de caractères, enrichissements, blocs, colonnes, etc.) et leur structure (sections, chapitres, etc.), comme s'ils étaient imprimés sur papier. Ce n'est d'ailleurs pas par hasard s'il est devenu le format de prédilection dans la presse, l'édition et l'imprimerie, pour la diffusion de magazines, de livres, de brochures, de plaquettes, de modes d'emploi et de formulaires. Mais il est surtout utilisé pour partager des documents via Internet, notamment en téléchargement. Le PDF est d'ailleurs tellement populaire que la plupart des fabricants proposent désormais les notices détaillées de leurs appareils dans ce format uniquement, sans fournir de version papier !

L'un des grands atouts du PDF, c'est qu'il est très simple à utiliser. Comme c'est un format universel, il est par essence indépendant de la plateforme et des logiciels avec lesquels on l'utilise. Ainsi, un fichier PDF peut être ouvert et modifié aussi bien sur PC que sur Mac ou sur mobile. En outre, il est tout-en-un : toutes les données qu'il contient (polices de caractères, textes et images) sont combinées dans un unique fichier. En plus des logiciels et des applications de lecture comme l'incontournable Adobe Reader, il existe une multitude d'outils gratuits sur ordinateur comme sur mobile pour ouvrir, lire et même annoter des fichiers PDF. Mieux encore, les systèmes d'exploitation comme Windows et macOS mais aussi les navigateurs Web comme Chrome, Firefox ou Edge permettent de consulter et, dans une certaine mesure, de manipuler directement des PDF.

De même, si, au début, il fallait utiliser des logiciels spéciaux comme Adobe Acrobat pour générer des PDF à partir de documents bureautiques, ce n'est plus le cas depuis des années, et notamment depuis que le PDF, format "ouvert", a été normalisé par l'ISO (International Organization for Standardization). Aujourd'hui, de très nombreuses applications permettent d'enregistrer ou d'exporter directement des documents en PDF. C'est le cas, par exemple, de Microsoft Office (Word, Excel, etc.) et des suites bureautiques du même genre, comme LibreOffice ou WPS Office. Il suffit de sélectionner PDF parmi les formats d'enregistrement ou d'export de fichiers et le tour est joué ! En outre, la plupart de ces outils permettent de modifier directement des PDF, en changeant le texte ou des images, en supprimant des pages, en remplaçant des images, etc.

En revanche, il est souvent nécessaire d'utiliser des d'utiliser des outils spécialisés (logiciels ou services en ligne) pour effectuer d'autres opérations sur des fichiers PDF : extraction de page, fusion de documents, compression de fichiers, extraction d'images, modification de contenu, signature, etc. Consultez nos fiches pratiques pour en savoir plus.