Tous les documents que vous créez avec les applications de Microsoft Office sont marquées de votre nom d'utilisateur et de vos initiales. Mais ces informations ne sont pas figées et vous pouvez facilement les modifier.

Lorsque vous lancez pour la toute première fois l'une des applications Microsoft Office sur votre PC sous Windows ou votre Mac (Word, Excel, PowerPoint, Outlook…), elle vous demande d'indiquer un nom d'utilisateur et des initiales qui seront valables dans tous les modules de la suite bureautique. Ces logiciels mentionneront ensuite votre nom d'utilisateur Office dans différentes situations. Les propriétés d'un document Office indiquent ainsi à chaque fois le nom de son auteur. De même que chaque commentaire ajouté dans un fichier Word, Excel ou PowerPoint. Dans Word, enfin, lorsque le suivi des modifications est activé, toute intervention de votre part sur un document sera également nominative.

Hormis si le service informatique de votre entreprise verrouille tout, vous avez toute latitude pour modifier le nom d'utilisateur et les initiales de votre suite bureautique Microsoft dans les options de n'importe quelle application pour Windows et macOS, y compris en cours de modification d'un document. Dans Word pour le Web, votre nom d'utilisateur est votre identifiant de connexion à Office.

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Comment changer le nom d'utilisateur dans Office pour Windows et macOS ?

Avant d'ajouter, par exemple, des commentaires dans un document Excel ou PowerPoint ou d'activer le suivi des modifications dans Word, vérifiez votre nom d'utilisateur… et au besoin changez-le !

• Pour changer le nom d'utilisateur des applications Office pour Windows, dans l'une de ces applications Microsoft, par exemple Word ou PowerPoint, cliquez sur l'onglet Fichier > Options.

• Dans Word pour Windows, vous pouvez aussi cliquer sur l'onglet Révision > icône "lanceur" pour Modifier les options de suivi > bouton Changer le nom d'utilisateur.

• Les options de Word ou d'un autre logiciel Microsoft Office s'ouvrent.
• Dans la catégorie Générales, sous la section Personnaliser votre suite de programmes Microsoft Office, inscrivez un nom d'utilisateur et ses initiales – ou ce que vous voulez. Votre nom sera vu par toutes les personnes à qui vous transmettez votre document Word, à moins que vous ne supprimiez ces informations du fichier.

• Dans Word pour Mac et les autres logiciels d'Office pour Mac, cliquez par exemple sur le menu Word > Préférences > Utilisateur.

• Sur Mac et PC, le nom et les initiales que l'on change par exemple dans les options de Word s'appliquent à toutes les autres applications Office installées sur cet ordinateur, on les retrouve donc entre autres dans les options générales de PowerPoint (illustration ci-dessous).

• Vous êtes libre d'inscrire le nom (52 caractères maximum, espaces compris) et les initiales (9 caractères maximum) qui vous chantent. Les initiales ne sont utilisées qu'en de rares occasions, elles ne vous sont d'ailleurs même pas présentées dans les Options d'Excel. Dans le champ Nom d'utilisateur, en tout cas, la plupart des gens indiquent tout simplement leur prénom et leur nom.
• Sur Mac et PC, dans les versions récentes d'Office, si vous cochez la case Toujours utiliser ces valeurs, quel que soit l'état de connexion à Office (elle est cochée par défaut), l'application se servira de ce nom d'utilisateur même si vous êtes connecté à Office avec un compte affichant d'autres informations. Cette case est utile sur les ordinateurs partagés par plusieurs personnes, quand on souhaite que le nom d'utilisateur reste identique d'une session à l'autre.
• Le changement de nom d'utilisateur Office prend effet immédiatement et dans toutes les applications Office. Il n'est en général pas nécessaire de fermer et de rouvrir les documents ouverts. En revanche, il ne concerne que les prochains commentaires et, dans Word, les prochaines marques de modification que vous ajouterez dans vos documents. Les modifications et commentaires existants, eux, conservent leur ancien nom d'utilisateur.

Notez que si vous travaillez seul ou dans un cadre purement personnel ou familial, vous n'êtes pas évidemment obligé de fournir vos nom, prénom et initiales dans les logiciels Office. Vous pouvez même donner une "fausse identité" si vous ne préférez pas laisser de traces de la réelle dans vos documents : c'est même conseillé si vus souhaitez produire des documents qui doivent circuler de façon anonyme. Gardez tout de même en mémoire que les informations enregistrées dans Office sont contenues dans des métadonées qui accompagnent chaque document. En cas de litige sur un auteur, elles peuvent toujours servir à retrouver le créateur d'origine…